Ga je het jaar afsluiten of ben je benieuwd hoe dat werkt als ZZP’er? Het kan de eerste keer eenvoudig lijken of er veel op je afkomt. En heb je het al vaker gedaan, maar kun je wel weer een geheugensteuntje gebruiken? Wij zetten voor je op een rij wat de jaarafsluiting is, hoe je die doet en welke belangrijke gegevens je daarbij nodig hebt. Dus zoek je een checklist, een stappenplan of wil je gewoon meer weten over wat erbij komt kijken als je als zelfstandige het (boek)jaar moet gaan afsluiten? Wij zetten het voor je op een rij en leggen je uit hoe je dat op de juiste manier doet. Zo weet je zeker dat je dit jaar netjes afrondt, en dat je volgend jaar weer goed van start kunt gaan.
Beluister de podcast
Voordat we beginnen, wat is een jaarafsluiting eigenlijk? En is het verplicht om die te maken? En wat is het verschil met een jaarrekening? We krijgen ieder jaar veel vragen van ZZP’ers, die meer willen weten over het afsluiten van het boekjaar. Daarom hebben we een aantal tips voor je op een rij gezet, zodat je met de balans en de winst- en verliesrekening aan de slag kunt gaan.
En wil je eerst eens goed weten wat de afsluiting van het jaar eigenlijk is? Het is de afsluiting van een zogeheten boekjaar. Dit loopt standaard van 1 januari tot en met 31 december, dus is dan gelijk aan een kalenderjaar. Het boekjaar moet je afronden, waarna je de mogelijkheid hebt om het volgende in de gaan. Je zorgt ervoor dat je de administratie netjes op orde hebt, zoals onder andere de Belastingdienst dat van je vraagt. Bovendien zorg je er natuurlijk voor dat je zelf het inzicht en overzicht hebt, zodat je weet hoe je er financieel voor staat.
Hoe de jaarafsluiting er precies uitziet hangt af van wat je als ZZP’er doet en hoe je de administratie hebt ingericht. Dus gebruik je een online boekhoudprogramma zoals MoneyMonk of misschien een boekhouding in Excel? In de beide gevallen moet je het jaar administratief en financieel afsluiten. De manier waarop je dat doet verschilt, maar je zorgt onderaan de streep voor dezelfde belangrijke gegevens.
Voor de jaarafsluiting verzamel je een aantal belangrijke gegevens. We zetten een aantal doelen op een rij, waar je aan het eind van het jaar voor moet zorgen:
Daarnaast wil je als ZZP’er aan het eind van een boekjaar weten wat de nog te factureren omzet is en wil je bepalen wat de eventuele voorraad is op 31 december. Verder wil je nagaan of je nog klanten hebt die jou moeten betalen of dat jij nog geld moet overmaken naar leveranciers. Je boekt ook het privégebruik, waarmee je ervoor zorgt dat de administratie afsluit voor het jaar dat je achter de rug hebt.
Nee, het is officieel niet verplicht om voor een jaarafsluiting te zorgen. Tenminste, dan is hoe je de richtlijnen en regelgeving van de Belastingdienst zou kunnen lezen. Als ZZP’er ben je niet verplicht om officieel een afsluiting van het jaar op te stellen, zoals grotere organisaties dat wel moeten doen. Toch betekent dit aan de andere kant niet dat je zonder de administratie af te ronden zomaar het volgende boekjaar in kunt gaan.
Let op: gebruik je MoneyMonk (of een ander boekhoudprogramma)? Het is belangrijk om de jaarafsluiting wél te doen. Alleen op die manier kun je goed verder met de boekhouding voor het volgende jaar.
Je bent officieel niet verplicht om het jaar af te sluiten. Wel ben je verplicht om de aangifte inkomstenbelasting te doen. Daarnaast dien je een goede en overzichtelijke boekhouding bij te houden. Vanuit die redenen is het een goed idee om het jaar netjes af te sluiten. Zo heb je het overzicht dat belangrijk is, waarmee je zeker weet dat je goed door kunt met de administratie voor jouw onderneming.
Sommigen halen de jaarafsluiting en de jaarrekening door elkaar. Het is belangrijk om die twee los van elkaar te zien, omdat het niet hetzelfde is. We zetten de verschillen voor je op een rij:
Benieuwd naar de jaarrekening en wat dit precies inhoudt? We zetten het voor je op een rij:
Ga je de jaarafsluiting doen? We zetten voor je op een rij waar dit precies om gaat:
Het jaar afsluiten met vrienden of familie doe je natuurlijk precies om 0:00 uur in het nieuwe jaar. De champagne knalt en jullie zijn gezellig bij elkaar. Dat is dus bepaald geen moment waarop je aan de slag wilt met jouw administratie. En dat hoeft ook niet, omdat je de afsluiting van het jaar ook op een ander moment kunt doen.
Het is belangrijk om rekening te houden met een paar voorwaarden voor het beste moment:
Tip: de jaarafsluiting kan een half uurtje tot maximaal een paar uur duren. Neem daar even goed de tijd voor, vooral als je gebruik maakt van een boekhouding in Excel. Het heeft dan wat meer voeten in de aarde dan met een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk. Dat betekent dat je er wat langer mee bezig bent, om alles netjes af te sluiten en de administratie klaar te maken voor volgend jaar.
Benieuwd wat de redenen van andere ZZP’ers zijn om een jaarafsluiting te maken? We zetten de 3 belangrijkste voor je op een rij:
Administratie die klopt
“Ik wil zeker weten dat mijn administratie klopt. In het verleden heb ik wel eens bericht gehad van de Belastingdienst dat er een foutje in leek te zitten. Dat kon ik eerst natuurlijk niet geloven, maar het bleek toch het geval te zijn. Het heeft me toen veel tijd gekost om het achteraf allemaal uit te zoeken,” vertelt een van onze klanten.
Door de jaarafsluiting ieder jaar te doen voorkom je dat er een foutje insluipt, waar je pas een tijd later achter zal komen. In plaats daarvan ben je er op tijd bij, om het recht te zetten en te voorkomen dat dit grotere gevolgen zal hebben voor jouw administratie.
Tip: zeker weten dat je er ook aan het eind van het jaar niet veel tijd aan kwijt bent? Houd de administratie iedere maand netjes bij. Plan een vast moment in de maand, waarop je ermee aan de slag gaat om eventuele fouten te voorkomen.
Blijkt dat de balans niet in evenwicht is of kom je er niet uit met bepaalde boekingen of bedragen? Het is belangrijk om je daarin te verdiepen en dat op te lossen, voordat je het jaar afsluit. Met de jaarafsluiting die je als ZZP’er maakt moet je er zeker van kunnen zijn dat het allemaal klopt. Alleen op die manier zorg je ervoor dat je door kunt naar het volgende boekjaar.
Als je de jaarafsluiting eenmaal hebt gedaan sluit je dat jaar volledig af. Dat betekent dat je geen boekingen meer kunt doen in het vorige boekjaar. Dus kom je een bonnetje van een jaar eerder tegen? Dat zou niet moeten kunnen, op het moment dat je de afsluiting al hebt gedaan. Het jaar is afgesloten, dus vanaf dat moment boek je alleen nog maar inkomsten en uitgaven voor het nieuwe boekjaar. Dat creëert een administratie die klopt, net als rust in je hoofd. Je hoeft er niet meer steeds mee bezig te zijn dat je de vorige administratie nog moet doen, zodat je door kunt met het nieuwe jaar.
Voorbereiding op aangifte inkomstenbelasting
Met de jaarafsluiting die je als ZZP’er doet zorg je ervoor dat je je goed kunt voorbereiden op de aangifte inkomstenbelasting. “Ik zie er ieder jaar een beetje tegenop. Tenminste, dat was voorheen erger dan nu het geval is. Nu ik de jaarafsluiting maak creëer ik iets meer rust. Ik weet dat ik alle belangrijke gegevens heb verzameld, waardoor ook de aangifte zou moeten lukken.”
En ben je benieuwd naar de gegevens die je bijvoorbeeld nodig hebt voor de aangifte, die ook terugkomen in de jaarafsluiting die je doet? We zetten er een aantal voor je op een rij:
Uiteraard zijn er meer onderdelen die van toepassing zijn op de beiden, zodat je goed bent voorbereid op de aangifte en die sneller verloopt. Je zal merken dat je daar dankzij de afsluiting van het jaar voor ZZP’ers veel minder moeite mee hebt en minder tijd aan kwijt bent.
Meer inzicht om bij te sturen
Ten slotte zorg je er met de jaarafsluiting voor dat je meer inzicht hebt in jouw bedrijf en hoe je het financieel hebt gedaan. Dus wil je weten hoe het door de jaren heen gaat, of het belangrijk is om bij te sturen of dat je juist een stijgende lijn hebt ingezet? De afsluiting van het jaar kan je daarbij goed helpen.
Tip: wil je als ZZP’er een hypotheek aanvragen en moet je de jaarcijfers doorgeven? Met de jaarafsluiting zorg je ervoor dat je in één keer kunt laten zien wat je in een jaar tijd hebt verdiend. Door dat voor de verschillende jaren door te geven kun je de bank of andere geldverstrekker overtuigen dat je de zaken goed voor elkaar hebt.
En gaat het aan de andere kant (even) niet zo als je had gehoopt? Of merk je dat je minder winst hebt gemaakt dan je van plan was? Vanuit de jaarafsluiting is het goed mogelijk om na te gaan wat er precies is gebeurd en waar het aan ligt. Dat betekent dat je bij kunt sturen voor het volgende boekjaar, om het dan beter te doen.
Ga je het jaar afsluiten als ZZP’er en wil je zeker weten dat je dat op de juiste manier doet? Wij leggen je uit wat je daarvoor nodig hebt, hoe je dat in MoneyMonk kunt doen en hoe je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet. Zo zorg je voor een goede afsluiting van het boekjaar, die je kunt gebruiken voor de aangifte inkomstenbelasting en voor je eigen overzicht.
De jaarafsluiting is meer dan een jaarrekening. Dat betekent dat je er veel gegevens voor nodig hebt, waarmee je eigenlijk heel de administratie van het afgelopen boekjaar verzamelt. Wij zetten voor je op een rij waar het allemaal om gaat:
Ben je klaar om de jaarafsluiting te gaan doen? In MoneyMonk maken we je dat graag makkelijk. Het is bijvoorbeeld belangrijk om twee specifieke controles te doen:
Daarnaast kun je kijken naar een aantal handige tips, afhankelijk van of ze op jou van toepassing zijn:
Je kunt het jaar als ZZP’er in MoneyMonk afsluiten met één druk op de knop. Zo leg je het boekjaar als het ware vast, waarmee je klaar bent om door te gaan naar volgend jaar. Met deze checklist weet je zeker dat je er klaar voor bent:
Wil je de jaarafsluiting voor ZZP’ers in MoneyMonk doen? Het is makkelijker en sneller dan wanneer je de boekhouding in Excel doet. Wij helpen je met alle belangrijke aspecten en controleren of de gegevens kloppen. Zo weet je zeker dat je ook de aangifte bij de Belastingdienst goed kunt doen en dat je met nieuw enthousiasme het nieuwe ondernemersboekjaar in kunt gaan.
En ben je op zoek naar een boekhoudprogramma om ook je administratieve en boekhoudkundige zorgen weg te nemen
Leden van het NGS ontvangen exclusieve korting op MoneyMonk!