Een projectadministratie, dat is iets voor grote organisaties of op z’n minst serieuze MKB-organisaties, toch? En al zeker niet iets voor een Zelfstandige Zonder Personeel. Een mening die veel ZZP’ers lijkt te zijn toegedaan, maar die steeds vaker een fabeltje blijkt. Juist als zelfstandige is het heel handig om gebruik te maken van software voor projectadministratie, bij voorkeur in de cloud. Software die werkt als je persoonlijke assistent, om zaken in de gaten te houden en overzichten te creëren die je in de toekomst helpen betere keuzes te maken. Goede projectadministratie helpt je als ZZP’er kosten te koppelen aan een specifiek project en een overzicht van de gemaakte ritten daarvoor op te stellen. In algemene zin maak je het jezelf gemakkelijker om budgetten vast te stellen, bestedingen bij te houden en netjes te voldoen aan alle richtlijnen van het urencriterium.
Met (online) software voor projectadministratie zorg je er als ZZP’er voor dat je kosten kunt koppelen aan een specifiek project. Op die manier houd je de inkomsten (gewerkte uren en/of leveringen) in de gaten, ten opzichte van de kosten die je aan de andere kant dient te maken.
Je hebt wellicht te maken met inkoop, net als met verkoopkosten. Ga je lunchen met partners om aan een project te werken of moet je andere zakelijke aankopen doen om de opdracht tot een goed einde te brengen? Je kunt met je opdrachtgever afspreken of die kosten voor jouw rekening of die van de opdrachtgever komen. Los van die uitkomst is het verstandig om de kosten toe te schrijven aan dat specifieke project. Zelfs als je de kosten zelf betaalt geeft het je namelijk een goed beeld van wat je besteedt aan het project. Handige informatie voor een volgende offerte die je moet maken, of om de ontwikkelingen gedurende meerdere projecten in de gaten te houden.
Op dezelfde manier is het interessant om je ritten te kunnen koppelen aan een project. Dat is een mogelijkheid die projectadministratie voor ZZP’ers biedt. Maak je veel kilometers om bij de klant zelf en op andere locaties na te gaan? Als je daar de kosten voor vergoed krijgt is het belangrijk om die ritten netjes bij te houden. Op die manier kun je ze declareren bij de opdrachtgever, uiteraard op basis van het bedrag per kilometer dat jullie afspreken.
En worden de kosten niet vergoed? Zorg er dan in ieder geval zelf voor dat je een goed beeld hebt van de ritten die je maakt voor verschillende projecten. Om na te gaan wat een gemiddeld project aan kilometers kost of om erachter te komen dat een specifiek project ongemerkt veel kosten met zich meebrengt door de reisafstanden. Informatie die je gemakkelijk over het hoofd zou zien als je geen gebruik maakt van ZZP projectadministratie.
In algemene zin biedt de projectadministratie je de mogelijkheid om budgetten op te stellen voor nieuwe klussen. Je kunt de informatie over bestedingen tijdens eerdere en vergelijkbare projecten gebruiken om daar een goed beeld van te krijgen.
Op die manier verbeter je de kwaliteit van je inschattingen. Je gaat data-driven te werk als ZZP’er, zonder dat je daar veel resources voor hoeft in te zetten. Het gebruik van (online) projectadministratie is voldoende om deze gegevens bij te houden en aan de hand daarvan betere beslissingen te nemen.
Tenslotte biedt de projectadministratie voor ZZP’ers je de kans om netjes te voldoen aan het urencriterium. En aan alle aspecten daarvan. Je dient jaarlijks minimaal 1226 uur aan je onderneming te besteden. Dat kun je aantonen met een urenadministratie. De specificatie naar projecten kun je ook in de urenadministratie gedeeltelijk maken.
De administratie voor je projecten biedt je de mogelijkheid om aan te geven hoeveel uren je aan specifieke projecten besteedt, bijvoorbeeld voor verschillende opdrachtgevers. Op die manier kun je goed laten zien dat je voor ‘meerdere opdrachtgevers’ werkt, zoals de Belastingdienst dat graag ziet.
Tip: de Belastingdienst vereist je te werken voor ‘meerdere opdrachtgevers’. Uit de praktijk blijkt dat je met 3 verschillende over het algemeen een veilige keuze maakt. Of je maximaal 60% of 70% van je tijd voor 1 opdrachtgever mag werken hangt af van de interpretatie door de Belastinginspecteur. Gebruik de projectadministratie dus om zoveel mogelijk verschillende opdrachtgevers te laten zien, met wellicht ook uiteenlopende werkzaamheden.
