Een masseur moet zijn handen vrij hebben om te masseren. Dat lijkt een open deur, maar het komt nog vaak genoeg voor dat een behandeling onderbroken moet worden om bijvoorbeeld de telefoon aan te nemen; nieuwe cliënten zijn immers altijd welkom.
Bas van der Vorm was jarenlang kapper. In Rotterdam had de nu 48-jarige Bas, die tegenwoordig Markelo als woonplaats heeft, een aantal salons. Om niet meer elke keer die telefoon op te hoeven nemen als die ging tijdens een kapsessie, bedacht hij samen met een klant die in de ICT zat, een online agenda.“Ik zat met andere ondernemers in allerlei groepen die aangaven dit ook te willen”, vertelt Bas. “Uiteindelijk ben ik uit de kapsalon gestapt en heb ik mij volledig toegelegd op de ontwikkeling van dit systeem.”
Het gaat om Planetzelf Salonautomatisering; uitermate geschikt voor iedereen met een praktijk of salon. Het NGS is onlangs een samenwerking aangegaan met Planetzelf, omdat de ‘uitvinding’ van Bas ook prima gebruikt kan worden in een massagepraktijk. “Het is, onder meer, een online agenda”, zegt Bas. “Die kan 24/7 beschikbaar zijn, als je dat wilt. Soms willen praktijkhouders liever zelf de agenda beheren, dat kan ook. Je kunt zelf bepalen wanneer de agenda online is.
Van de gebruikers stelt tachtig procent de agenda open voor cliënten en gebruikt twintig procent hem alleen zelf. Maar vaak hebben we het over eenmanszaken, en als je vier mensen moet terugbellen in de tijd dat je moet masseren, is dat niet handig. Die online agenda maakt het maken van afspraken simpeler. De cliënten krijgen een bevestiging van hun afspraak per mail, en staan dus ook niet op de verkeerde tijd op de stoep. Bovendien krijgen ze per sms, optioneel, een herinnering. Daar betaal je als praktijk een kleine vergoeding voor, maar het is veel effectiever. Sms-berichten worden vaker gelezen dan e-mails op een mobiele telefoon.”
Het systeem is niet alleen een online agenda. De mogelijkheden van Planetzelf zijn legio. “Je kunt er een klantenbestand mee bijhouden”, vertelt Bas. “En een dossier over de cliënten, met een stappenplan en er kunnen zelfs foto’s aan toegevoegd worden. Alles wat je van de klant wilt bijhouden, is digitaal gemaakt. Het is ook mogelijk om de resultaten van de massage bij te houden, het behandelplan te beschrijven en te zien wanneer iemand geweest is. Regelmatige herhalingsafspraken kunnen al ingepland worden.”Om er zeker van te zijn dat Planetzelf aan de AVG-eisen voldoet, heeft Bas het systeem laten toetsen door een advocaat. “We werken met een versleutelde verbinding. Klanten moeten zich registreren, en niet iedereen kan de gegevens inzien. Als de klanten zich registreren, moeten ze akkoord gaan met de algemene voorwaarden van de masseur. Er is een heleboel afgebakend.”
Het bedrijf van Bas richt het systeem helemaal in voor de masseur. “Planetzelf is niet specifiek voor één branche, maar je kunt het er wel zo laten uitzien als in je eigen branche. De masseurs, in dit geval, leveren alles aan, zoals foto’s en teksten, en wij maken het op maat. Natuurlijk kan de praktijkhouder het ook zelf doen. Maar normaal richt ik het systeem in en dan gaan we het samen bijschaven tot het helemaal perfect is.
Hoewel sommige praktijkhouders ervoor kiezen om alleen op het internet te verschijnen met het systeem van Planetzelf, adviseert Bas om ernaast ook een eigen website of Facebookpagina te hebben. “Het is beter om via een button op je website en/of sociale media een link naar de online agenda te hebben, hoewel er via ons systeem wel veel mogelijk is. Een webshop bijvoorbeeld, voor cadeaubonnen, massageolie of dergelijke producten. We zijn geen Bol.com, maar je kunt wat klaarzetten voor de klanten. Ook betalingen kunnen via het systeem, middels een betaalverzoek of online. Wij werken met het betaalsysteem Mollie, dat is vrij goedkoop voor de praktijkhouder.”
Planetzelf kent nog een tweede module. Bas: “In een extra pakket, een afrekensysteem, is er de mogelijkheid tot het afrekenen van behandelingen, producten of cadeaubonnen. Deze worden meegenomen in de financiële rapportages en kunnen gelijk doorgestuurd worden aan de boekhouder.”Ook nieuwsbrieven versturen en voorraadbeheer behoren tot de mogelijkheden. “Het is een uitgebreid systeem geworden”, zegt Bas. “Ons systeem scheelt een hoop tijd en ergernis. Bas legt een en ander graag uit in een vrijblijvende online demonstratie.
